Dua langkah penting dalam pendanaan kas kecil meliputi (1) menunjuk orang yang akan bertanggung jawab terhadap kas kecil dan (2) menentukan jumlah kas kecil. Biasanya perusahaan akan menentukan besarnya kas kecil sejumlah kebutuhan yang terjadi dalam jangka waktu 3-4 minggu.

Misalnya Mozu, Inc memutuskan untuk mendanai kas kecil sebesar Rp 3.000.000; maka jurnalnya adalah

Kas Kecil                                3.000.000

            Kas                                                      3.000.000

Bagaimana jika bulan berikutnya perusahaan memutuskan untuk menaikkan kas kecil? Jika perusahaan ingin menaikkan jumlah kas kecil, maka tinggal mendebit kas kecil. Misal bulan selanjutnya Mozu, Inc. menaikkan kas kecil menjadi 7.500.000, maka jurnalnya adalah

Kas Kecil                                4.500.000

            Kas                                                      4.500.000

2.      Melakukan Pembayaran dari Dana Kas Kecil

Pemegang kas kecil mempunyai wewenang untuk melakukan pembayaran dari kas kecil yang menyesuiakan dengan kebijakan managemen yang telah ditentukan. Biasanya pihak manajemen akan membatasi jumlah pengeluaran dari kas kecil. Demikian juga pihak manajemen tidak akan mengizinkan penggunaan kas kecil untuk  jenis transaksi tertentu, misalnya pemberian pinjaman jangka pendek oleh karyawan.

Setiap pembayaran menggunakan kas kecil perusahaan harus mencatat dan mendokumentasikannya dengan bukti transaksi kas kecil atau yang biasa disebut voucher kas kecil.

Karena menggunakan imprest system, perusahaan tidak melakukan pencatatan ketika pengeluaran terjadi sebab hal ini dianggap tidak begitu penting dan tidak begitu layak untuk dilakukan pencatatan. Sebagai gantinya, perusahaan akan mengakuinya ketika melakukan pengisian kembali.

3.      Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Ketika dana kas kecil mencapai jumlah yang minimum, maka perusahaan akan melakukan pengisian kembali. Pemegang kas kecil melakukan permitaan pengisian kembali kas kecil. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar (summary) dari pengeluaran – pengeluaran yang telah terjadi , bukti pengeluaran kas kecil, dan bukti pendukung lainnya (tagihan atau faktur) untuk kemudian diberikan kepada bendahara perusahaan. Bendahara kemudian memeriksa dokumen – dokumen dan memberikan persetujuan dengan mengeluarkan check untuk mengisi kembali dana kas kecil. Dalam waktu yang bersamaan, semua dokumen yang sudah disetor tadi diberikan stempel “telah dibayar” atau “Paid” untuk mencegah dokumen tersebut digunakan kembali.

Misalnya dalam waktu satu bulan, Mozu, Inc. menggunakan kas kecil untuk beban perangko sebesar 1.320.000, beban angkut sebesar 390.000 dan beban lain – lain sebesar 150.000, maa jurnalnya adalah:

Beban Perangko                      1.320.000

Beban Angkut                            390.000

Beban lain – lain                        150.000

            Kas                                                      2.610.000

Dalam waktu tertentu perusahaan biasanya mengalami ketidakcocokkan pada jumlah yang tersisa pada kas kecil dengan jumlah yang ada pada bukti transaksi. Jika hal ii terjadi maka perusahaan akan mencatatnya sebagai kelebihan atau kekurangan kas kecil dengan mendebit atau mengkredit akun Selisih Kas (Cash Over or Short).

Beban Perangko                      1.320.000

Beban Angkut                            390.000

Beban lain – lain                        150.000

Selisih Kas                                   30.000

            Kas                                                      2.640.000

2.      Setiap voucher kas kecil membutuhkan tanda tangan dari pemegang kas kecil dan karyawan yang menerima pembayaran.

3.      Pengawas melakukan perhitungan mendadak (surprise counts) pada kas kecil.

4.      Menahan atau menghancurkn voucher kas kecil yang telah dibayar agar tidak dapat digunakan kembali.

·         Selain mata, gerakan tangan juga menjadi salah satu ukuran yang bisa digunakan untuk mengetahui seseorang sedang berbohong. Orang yang berbohong cenderung menutup telapak tangannya dan membatasi gerak tubuhnya. Untuk itu seorang pembohong profesional harus bisa mengatasi hal tersebut. Caranya? Dengan beratih di depan kaca tentunya. Berbicara sambil menggerakan tubuh tidaklah sulit.

·         Nada berbicara juga bisa menjadi salah satu hal yang harus diperhatikan saat berbohong. Orang yang berbohong cenderung berbicara dengan cepat serta nada yang meninggi. Untuk mengatakan kebohongan, pembohong akan mengggunakan tempo yang lebih pelan agar terkesan lebih natural.

·         Seorang pembohong profesional mempunyai ‘script’ yang lengkap di kepalanya. Ia akan membuat sebuah kebohongan lengkap dengan latar belakang, motif, dan bahkan hal yang sepele sekalipun.

Jika banyak orang, psikolog, atau bahkan pembaca micro expression mengatakan jika untuk mengetahui seorang pembohong kita perlu melihat gerak – geriknya, maka hal itu tidaklah 100% benar. Jika yang kita hadapi adalah seorang pembohong ulung maka ia dengan mudah menyembunyikan tanda – tanda tersebut. Membaca gerak – gerik seseorang yang begitu mikro sangatlah sulit karena hanya terjadi seperkian detik dan tentu sulit untuk disimpulkan hanya dengan sekali melihat. Untuk itu, bagi manusia awam (seperti saya) mendengarkan dengan cermat adalah cara yang lebih mudah digunakan untuk mengetahui kebohongan daripada membaca gerak – gerik seseorang.

-          Seseorang yang sedang berbohong biasanya akan menjawab pertanyaan dengan jawaban yang terkesan denial, misalnya saya bertanya pada A “Apakah kamu pacaran dengan si C?”, jawaban yang natural adalah “Tidak, aku tidak pacaran”. Akan tetapi seseorang pembohong akan menjawab seperti “Aku tidak punya hubungan apa – apa dengan C, kenalpun tidak.”

-          Seseorang yang sedang berbohong juga cenderung berbicara dengan nada “guarded tone” atau nada yang terkesan melindungi diri. Misalnya dengan tidak langsung menjawab pertanyaan dan malah mengatakan “Maksudmu apa bertanya seperti itu?”

-          Pembohong biasanya akan bercerita secara rinci dan berurutan (karena sudah dihafal sebelumya). Mereka akan sangat berhati – hati dalam menceritakan sebuah kejadian. Normalnya orang kan bercerita secara bebas sesuai dengan apa yang diingat pertama kali dan bukannya secara berurutan sebab manusia akan menceritakan sesuatu hal yang memang benar – benar berkesan baik secara fisik atau emosional.

-          Jika ada yang mengatakan seorang pembohong akan mengulang pertanyaan sebelum memberi jawaban, hal itu bisa benar bisa tidak. Kadang seseorang mengulang pertanyaan memang untuk mengingatnya atau kebiasaan.

2.      Pertanyaan Tak Terduga

Untuk mengetahui seseorang yang sedang berbohong, tanyakanlah pertanyaan yang tidak tertuga olehnya sehingga ia menjadi panik . Misalnya tanyakan hal seperti “Saat kamu di tempat rekreasi itu, dimana letak toiletnya? Atau “Saat kamu di restoran tersebut, apa saja rasa es krim yang ada di menu?. Jika orang tersebut jujur, maka ia tidak akan kesulitan untuk menjawabnya.

3.      Gunakan Informasi yang Kamu Ketahui

Misalnya kamu melihat pacarmu pergi dengan seseorang (lawan jenis) sedangkan ia mengatakan sedang meeting maka kamu bisa menggunakan informasi ini untuk mengetahui apakah ia berbohong atau tidak.

Cobalah bertanya “bagaimana tadi di kantor?” jika ia menjawab pergi ke suatu tempat dengan seseorang maka ia bukanlah pembohong. Pun kalau ia mengatakan seharian di kantor dan tidak kemana – mana, ia mungkin saja tidak ingin kamu mengetahuinya karena ‘seseorang’ tadi tidaklah penting untuk kamu ketahui. Akan tetapi jika ia mengatakan tidak terjadi apa – apa atau bahkan mengarang cerita , maka kamu bisa mulai curiga.

Catatan Penulis

Berbohong atau mengatakan sebuah kebohongan tidaklah diperbolehkan baik itu secara agama, normal, dan kehidupan sosial. Melakukan sebuah kebohongan bisa berakibat buruk bagi diri sendiri dan juga orang lain. Akan tetapi perlu diingat jika dalam situasi tertentu ada kalanya kita harus berbohong demi kebaikan atau biasa disebut white lie.

Lingkungan kontrol adalah tanggung jawab dari top manajemen untuk memastikan dengan jelas organisasi yang dipimpin memiliki integritas dan kegiatan yang tidak etis tidak akan ditoleransi. Komponen ini sering disebut sebagai “tone at the top”

2.      Risk Assessment (Penilaian Resiko)

Peusahaan harus mengidentifikasi dan menilai berbagai macam faktor yang menciptakan resiko pada bisnis dan harus menentukan bagaimana cara yang dilakukan untuk mnegatasi resiko tersebut.

3.      Control Activities (Aktivitas Kontrol)

Untuk mengurangi peristiwa kecurangan (fraud), pihak manajemen harus membuat/mendesign kebijakan dan prosedur untuk diterapkan pada resiko tertentu yang dihadapi oleh perusahaan.

4.      Information dan Communication (Informasi dan Komunikasi)

Sistem pengendalian kontrol harus mencakup dan mengkomunikasikan semua informasi yang relevan baik pada bagian atas atau bawah organisasi, dan juga mampu memgkomunikasikan informasi kepada pihak eskternal yang berkepentingan.

5.      Monitoring (Pengawasan)

Prinsip dasar dari pengendalian internal adalah dengan memberikan tanggung jawab pada karyawan/pegawai tertentu. Pengendalian paling efektif terjadi ketika hanya satu orang yang bertanggung jawab pada tugas yang diberikan. Memberikan tanggung jawab pada satu orang bisa mengurangi resiko terjadinya kecurangan

Misal, sebuah supermarket besar kehilangan uang sebesar 300/000 dari mesin kasir. Jika satu orang yang bertanggung jawab pada mesin kasir tersebut, maka maanger bisa dengan mudah mengetahui siapa yang harus bertanggung jawab, sedangkan jika ada dua orang maka akan sulit menentukannnya.

2.      Pemisahan Tugas

Pemisahan tugas merupaka hal yang sangat penting dalam pengendalian internal. Pembagian tugas biasanya dilakukan dengan dua cara, yaitu:

a.       Pemisahan Tugas untuk Aktivitas yang Berhubungan

Maksudnya aktivitas yang saling berhugungan seharusnya dikerjakan oleh pegawai yang berbeda. Memberikan wewenang pada orang yang sama untuk ativitas yang saling berhubungan akan menaikkan tingkat resiko terjadinya kecurangan.

Misalnya pegawai yang berbeda diperkejakan untuk aktivitas yang berkaitan dengan kegiatan pembelian. Kegiatan pembelian meliputi pemesanan barang, persetujuan pesanan, penerimaan barang, otorisasi pembayaran, dan pembayaran barang atau jasa. Jika hanya satu orang yang bertanggung jawab maka ada beberapa kemungkinan kecurangan yang terjadi, misalnya

·         Jika pegawai yang bertanggungjawab pada pembelian diperbolehkan untuk memesan barang tanpa melalui persetujuan supervisor, maka bisa saja pegawai tersebut kongkalikong dengan supplier.

·         Jika pegawai yang memesan barang juga berwenang sebagai pembuat kwitansi atau faktur dan juga sebagai otorisasai pembayaran, maka pegawai tersebut mungkin sekai membuat persetujuan pembayaran untuk faktur yang fiksi/ dibuat – buat.

b.      Pemisahan Tugas untuk Pencatatan dari Penyimpanan Fisik

Seorang akuntan sudah semestinya tidak mempunyai wewenang untuk penyimpanan fisik set perusahaan atau mempunyai wewenang untuk mengaksesnya. Jika seorang pegawai mempunyai wewenang  untuk melakukan pencatatan sekaligus penyimpanan fisik aset, maka kemungkinan pegawai tersebut akan menggunakannya unuk keperluan pribadi.

3.      Prosedur Dokumen

Dokumen memberikan perusahan bukti – bukti bagi perusahaan untuk setiap transaksi atau kejadian yang terjadi. Perusahaan harus mendokumentasikan setiap transaksi (yang bernilai) ketika transaksi tersebut terjadi. Prosedur pada dokumen yang bisa digunakan oleh perusahaan adalah pertama perusahaan harus memberikan nomor pada dokumen dan dokumen harus dibukukan. Pemberian nomor mampu menghindari resiko suatu transaksi dicatat dua kali atau bahkan tidak dicatat sama sekali. Kedua, sistem pengendalian perusahaan harus mengharuskan karyawan untuk secara tepat waktu mengentri data untuk depatemen akuntansi. Pengendalian ini dapat membantu perusahaan untuk memastikan pencatatan transaksi dari waktu ke waktu.

4.      Pengendalian Fisik

Pengendalian fisik menjadi salah satu komponen penting dalam kegiatan pengendalian internal. Pengendalian fisik berhubungan dengan pengamanan aset dan memperkuat tingkat keakuratan serta reliabilitas dari pencatatan akuntansi. Contoh dari pengendalian fisik seperti peti besi, kotak penyimpanan untuk uang kas dan dokumen penting, gembok untuk gudang penyimpanan persediaan, komputer dengan password atau pendeteksi sidik jari, alarm, monitor, dan juga time clock untuk mencatat waktu kerja karyawan.

5.      Pengendalian SDM