Dua langkah penting dalam pendanaan kas kecil meliputi (1) menunjuk orang yang akan bertanggung jawab terhadap kas kecil dan (2) menentukan jumlah kas kecil. Biasanya perusahaan akan menentukan besarnya kas kecil sejumlah kebutuhan yang terjadi dalam jangka waktu 3-4 minggu.

Misalnya Mozu, Inc memutuskan untuk mendanai kas kecil sebesar Rp 3.000.000; maka jurnalnya adalah

Kas Kecil                                3.000.000

            Kas                                                      3.000.000

Bagaimana jika bulan berikutnya perusahaan memutuskan untuk menaikkan kas kecil? Jika perusahaan ingin menaikkan jumlah kas kecil, maka tinggal mendebit kas kecil. Misal bulan selanjutnya Mozu, Inc. menaikkan kas kecil menjadi 7.500.000, maka jurnalnya adalah

Kas Kecil                                4.500.000

            Kas                                                      4.500.000

2.      Melakukan Pembayaran dari Dana Kas Kecil

Pemegang kas kecil mempunyai wewenang untuk melakukan pembayaran dari kas kecil yang menyesuiakan dengan kebijakan managemen yang telah ditentukan. Biasanya pihak manajemen akan membatasi jumlah pengeluaran dari kas kecil. Demikian juga pihak manajemen tidak akan mengizinkan penggunaan kas kecil untuk  jenis transaksi tertentu, misalnya pemberian pinjaman jangka pendek oleh karyawan.

Setiap pembayaran menggunakan kas kecil perusahaan harus mencatat dan mendokumentasikannya dengan bukti transaksi kas kecil atau yang biasa disebut voucher kas kecil.

Karena menggunakan imprest system, perusahaan tidak melakukan pencatatan ketika pengeluaran terjadi sebab hal ini dianggap tidak begitu penting dan tidak begitu layak untuk dilakukan pencatatan. Sebagai gantinya, perusahaan akan mengakuinya ketika melakukan pengisian kembali.

3.      Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Ketika dana kas kecil mencapai jumlah yang minimum, maka perusahaan akan melakukan pengisian kembali. Pemegang kas kecil melakukan permitaan pengisian kembali kas kecil. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar (summary) dari pengeluaran – pengeluaran yang telah terjadi , bukti pengeluaran kas kecil, dan bukti pendukung lainnya (tagihan atau faktur) untuk kemudian diberikan kepada bendahara perusahaan. Bendahara kemudian memeriksa dokumen – dokumen dan memberikan persetujuan dengan mengeluarkan check untuk mengisi kembali dana kas kecil. Dalam waktu yang bersamaan, semua dokumen yang sudah disetor tadi diberikan stempel “telah dibayar” atau “Paid” untuk mencegah dokumen tersebut digunakan kembali.

Misalnya dalam waktu satu bulan, Mozu, Inc. menggunakan kas kecil untuk beban perangko sebesar 1.320.000, beban angkut sebesar 390.000 dan beban lain – lain sebesar 150.000, maa jurnalnya adalah:

Beban Perangko                      1.320.000

Beban Angkut                            390.000

Beban lain – lain                        150.000

            Kas                                                      2.610.000

Dalam waktu tertentu perusahaan biasanya mengalami ketidakcocokkan pada jumlah yang tersisa pada kas kecil dengan jumlah yang ada pada bukti transaksi. Jika hal ii terjadi maka perusahaan akan mencatatnya sebagai kelebihan atau kekurangan kas kecil dengan mendebit atau mengkredit akun Selisih Kas (Cash Over or Short).

Beban Perangko                      1.320.000

Beban Angkut                            390.000

Beban lain – lain                        150.000

Selisih Kas                                   30.000

            Kas                                                      2.640.000

2.      Setiap voucher kas kecil membutuhkan tanda tangan dari pemegang kas kecil dan karyawan yang menerima pembayaran.

3.      Pengawas melakukan perhitungan mendadak (surprise counts) pada kas kecil.

4.      Menahan atau menghancurkn voucher kas kecil yang telah dibayar agar tidak dapat digunakan kembali.